С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные, заказы-наряды и экспедиторские документы уходят в прошлое. Электронный документооборот в грузоперевозках становится обязательным. Если вы работаете в логистике, перевозите грузы или организуете перевозки – эта статья для вас. Рассказываем, что меняется, как зарегистрироваться в «ГосЛог», какие документы теперь оформлять только в электронном виде и что будет, если не успеть подготовиться.
Почему 1 сентября 2026 года – важная дата для всей транспортной отрасли
1 сентября 2026 года – это не просто очередной календарный день в календаре логиста. Это дата, когда в России вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ, который кардинально меняет правила игры в сфере грузоперевозок. С этого момента оформление транспортных накладных, заказов-заявок при автомобильных перевозках, железнодорожных транспортных накладных, а также грузовых накладных при воздушной перевозке становится обязательным в электронном виде.
Этот закон – результат многолетней работы Минтранса, ФНС и других ведомств по цифровизации транспортной отрасли. Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года. За это время в системе оформили более 41 миллиона электронных документов, ежемесячный объём отправлений достигает 2 миллионов, а на платформе работают 14 тысяч компаний, включая таких гигантов, как Х5, Озон, Магнит и «Деловые линии».
Теперь добровольный режим заканчивается. Электронный документооборот в грузоперевозках становится не просто удобным инструментом, а обязательным требованием закона. И к этому нужно подготовиться заранее.
Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)?
Электронные перевозочные документы – это цифровой аналог бумажных транспортных документов, которые оформляются и обмениваются между участниками перевозки через государственную информационную систему. Это не просто PDF-копия бумажной накладной, а структурированный XML-файл, содержащий все необходимые реквизиты и подписанный электронной подписью всех участников.
ЭПД позволяют оформлять и обмениваться транспортными данными без бумаги. Это ускоряет работу, снижает риск ошибок и делает документооборот прозрачным. Для бизнеса это способ перевести часть логистического документооборота в электронный формат и связать его с ГИС ЭПД.
Какие документы переходят в обязательный электронный формат?
С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке в электронном виде должны оформляться следующие документы:
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – основной документ, подтверждающий факт перевозки груза. Она заменяет бумажную транспортную накладную и становится единственным юридически значимым документом для фиксации грузоперевозок.
- Электронный заказ-наряд (заказ-заявка) – документ, фиксирующий условия оказания транспортных услуг.
- Электронные экспедиторские документы – все документы, связанные с транспортно-экспедиционной деятельностью.
- Электронная железнодорожная транспортная накладная – для перевозок грузов железнодорожным транспортом.
- Электронная грузовая авианакладная – для всех внутренних авиаперевозок.
Важно отметить, что путевой лист не входит в перечень документов, которые обязательно оформляются в электронном виде, за исключением перевозки алкоголя.
Кого коснутся новые правила?
Новые требования затрагивают практически всех участников цепочки грузоперевозок:
- Грузоотправителей – компании и ИП, которые отправляют грузы.
- Перевозчиков – организации, ИП и водителей, которые физически доставляют грузы.
- Грузополучателей – компании и ИП, которые принимают грузы.
- Экспедиторов – компании, которые организуют перевозки чужих грузов.
Если ваша компания перевозит собственный груз на собственном транспорте (или на арендованном без экипажа), то оформлять электронную транспортную накладную не требуется. В этой ситуации достаточно только путевого листа – электронного или бумажного по желанию. Обязанность оформлять ЭТрН возникает только тогда, когда в перевозке участвует наёмный перевозчик.
ГИС ЭПД и «ГосЛог»: в чём разница?
Многие путают эти две системы, а между ними есть принципиальная разница.
ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) – это система для обмена электронными перевозочными документами. Она работает с 2022 года в добровольном режиме. Система не требует прямого входа – вы работаете через специального оператора электронного документооборота, а тот передаёт данные в ГИС ЭПД. При сбоях связи данные накапливаются у оператора и синхронизируются после восстановления, перевозка не останавливается.
«ГосЛог» – это Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа. Она включает реестры участников рынка, цифровые профили и сервисы контроля. Простыми словами, это «Госуслуги» для организации и контроля грузоперевозок. Ключевая задача платформы – создание единой цифровой среды для всех участников: перевозчиков, экспедиторов, госорганов и грузоотправителей.
Главное отличие: ГИС ЭПД регулирует конкретную перевозку (накладные, заказы, заявки), а «ГосЛог» – это реестр допуска участников рынка, который подтверждает легальность деятельности компании в сфере перевозок.
Регистрация в «ГосЛог»: кто, когда и как?
Регистрация в «ГосЛог» – это отдельное требование, которое не стоит путать с переходом на электронные документы.
Кто обязан зарегистрироваться?
Регистрироваться в «ГосЛог» обязаны все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые предоставляют транспортно-экспедиционные услуги, то есть организуют перевозки чужих грузов. Это касается даже тех компаний, у которых в собственности нет ни одной машины.
Непосредственные перевозчики (компании и водители, которые физически доставляют грузы) пока не обязаны регистрироваться в «ГосЛог». Отдельный реестр для них запустят с марта 2027 года, и он затронет только тех, кто использует грузовики тяжелее 3,5 тонны и оказывает услуги перевозки за деньги. Если же фирма перевозит исключительно собственные товары, регистрироваться в реестре перевозчиков не придётся.
Сроки регистрации
Платформа «ГосЛог» заработала с 1 марта 2026 года. У компаний и предпринимателей было 60 дней для подачи заявки – с 1 марта по 30 апреля 2026 года. Однако если вы по каким-то причинам ещё не зарегистрировались, это нужно сделать как можно скорее. Невыполнение этого требования автоматически лишает права оказывать услуги.
Как зарегистрироваться?
Регистрация в «ГосЛог» происходит через личный кабинет организации или ИП на портале Госуслуг. Для регистрации потребуются:
- Данные организации или ИП (наименование, ИНН, КПП);
- Разрешительные документы;
- Сведения о транспортных средствах (при наличии).
Что нужно для перехода на электронные перевозочные документы?
Для работы с ЭПД потребуется выполнить несколько шагов:
- Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она нужна для подписания всех электронных документов. Без неё вы не сможете ни создать, ни подписать электронную транспортную накладную.
- Подключиться к оператору информационной системы ЭПД (например, СБИС, Контур, Такском, Астрал, Платформа ОФД и другие). Оператор обеспечивает технический доступ к системе и передачу данных в ГИС ЭПД.
- Настроить учётную систему (например, 1С) для работы с электронными перевозочными документами.
- Разработать внутренние регламенты – определить, кто и на каком этапе отвечает за оформление и подписание документов.
- Провести тестовый обмен документами с контрагентами, чтобы убедиться, что все системы работают корректно.
Исключения: когда можно оставить бумажные документы?
Закон предусматривает несколько исключений, когда документы можно оформлять на бумаге:
- Перевозки воинских грузов;
- Перевозки по международным сделкам;
- Перевозки драгоценных металлов и камней;
- Перевозки сельскохозяйственной продукции, если участник сделки – одно и то же лицо;
- Перевозки для личных нужд физических лиц;
- Случаи, когда отсутствует интернет из-за чрезвычайных ситуаций.
Важно: плохое интернет-соединение в отдельных точках погрузки и на пути следования не является препятствием для использования электронных накладных.
Переходный период и штрафы
Будет ли переходный период?
Да, переходный период предусмотрен. 23 июня 2026 года на совещании Минтранс подтвердил, что дата обязательного оформления в электронном виде не переносится, но предложил смягчить наказание в переходный период. 19 июля 2026 года Президент России поручил МВД и Ространснадзору до 1 сентября 2026 года принять решения, предусматривающие до 1 марта 2027 года устное замечание при предъявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных.
Важно: обязанность оформлять накладную в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года. Именно с этой даты бумажный документ перестаёт соответствовать требованиям закона – в том числе когда им подтверждают расходы на перевозку. Штрафной период начнётся с 1 марта 2027 года.
Какие штрафы предусмотрены?
Штрафы за отсутствие электронных документов предусмотрены статьёй 12.3 КоАП РФ. Штрафы могут суммироваться за каждый выявленный случай.
Ориентировочные размеры штрафов:
- Для граждан: от 3 000 до 5 000 рублей;
- Для должностных лиц и ИП: от 10 000 до 20 000 рублей;
- Для юридических лиц: до 100 000 – 300 000 рублей.
Важно отметить, что с 1 сентября 2026 года прямого административного штрафа за бумажную транспортную накладную не предусмотрено, но после окончания переходного периода санкции начнут применяться в полном объёме.
Кроме того, работа без регистрации в «ГосЛог» для экспедиторов также влечёт штрафные санкции.
Как переход на электронный документооборот повлияет на бизнес?
Переход на ЭПД – это не просто смена формата документов. Это серьёзная трансформация бизнес-процессов, которая несёт как выгоды, так и вызовы.
Преимущества для бизнеса
- Снижение издержек. Исчезают затраты на бумагу, печать, курьерскую доставку и хранение бумажных документов.
- Ускорение логистики. Документы передаются мгновенно, а не днями.
- Повышение эффективности учётных процессов. Структурированные данные позволяют автоматизировать учёт и отчётность.
- Прозрачность и прослеживаемость. Система видит весь путь груза – от склада до получателя.
- Снижение рисков. Исключаются «серые» перевозчики и нелегальные схемы.
- Подтверждение реальности операций для налога на прибыль и НДС.
- Структурированные данные для управленческого учёта – анализ сроков, статусов, маршрутов, отклонений и качества логистики.
Как отмечают эксперты, компании, уже работающие с электронными документами, не хотят возвращаться к бумаге: процессы ускоряются, данные становятся чище, потери и споры сокращаются, а контроль упрощается.
Сложности и риски
- Организационные сложности. По оценкам экспертов, самые большие сложности при переходе на ЭПД – организационные, а не технические. Требуется перестройка бизнес-процессов и обучение персонала.
- Техническая интеграция. Нужно подключиться к оператору ЭДО, настроить учётные системы и получить электронную подпись.
- Взаимодействие с контрагентами. Не все партнёры могут быть готовы к переходу, поэтому важно заранее провести разъяснительную работу и протестировать обмен документами.
- Налоговые риски. Бумажный документ после 1 сентября 2026 года перестаёт соответствовать требованиям закона, и его использование может привести к признанию расходов необоснованными.
Пошаговая инструкция: как подготовиться к 1 сентября 2026 года
Чтобы переход прошёл гладко и без штрафов, рекомендуем следующий план действий:
- Проведите аудит текущих процессов. Определите, кто в вашей компании является отправителем, перевозчиком, получателем, кто подписывает документы. Оцените, сколько документов вы оформляете в месяц и какие из них попадают под новые требования.
- Проверьте готовность контрагентов. Убедитесь, что ваши партнёры тоже переходят на электронный документооборот. Если нет – проведите с ними разъяснительную работу.
- Получите усиленную квалифицированную электронную подпись. Если у вас её ещё нет, обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр.
- Выберите и подключитесь к оператору ИС ЭПД. Сравните условия разных операторов (СБИС, Контур, Такском, Астрал и другие) и выберите подходящий.
- Настройте учётную систему. Если вы работаете через 1С или другую учётную систему, проверьте интеграцию с электронными перевозочными документами.
- Разработайте внутренние регламенты. Определите, кто в компании отвечает за создание, подписание и отправку электронных документов.
- Проведите тестовый обмен документами. Протестируйте процесс с одним из контрагентов, чтобы выявить и устранить возможные проблемы.
- Обучите персонал. Проведите тренинги для сотрудников, которые будут работать с электронными документами.
- Зарегистрируйтесь в «ГосЛог» (если вы экспедитор). Это можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Начните постепенный переход. Не откладывайте всё на последний день. Начните оформлять часть документов в электронном виде уже сейчас, чтобы к 1 сентября 2026 года процесс был полностью отлажен.
Часто задаваемые вопросы
Что будет, если после 1 сентября 2026 года я продолжу использовать бумажную транспортную накладную?
С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестаёт соответствовать требованиям закона. Хотя до 1 марта 2027 года действует переходный период, когда за бумажный документ вместо электронного могут вынести только устное замечание, обязанность оформлять электронную накладную действует с 1 сентября. После 1 марта 2027 года начнут применяться штрафы по статье 12.3 КоАП РФ. Кроме того, бумажный документ не будет приниматься для подтверждения расходов на перевозку в налоговом учёте.
Нужно ли моей компании регистрироваться в «ГосЛог», если мы перевозим только собственные грузы?
Нет, регистрация в «ГосЛог» обязательна только для экспедиторов – компаний и ИП, которые организуют перевозки чужих грузов. Если вы перевозите исключительно собственные товары на собственном транспорте, регистрироваться в реестре экспедиторов не нужно. Однако если вы планируете оказывать транспортно-экспедиционные услуги третьим лицам, регистрация становится обязательной.
Мой водитель едет в регион, где нет интернета. Как оформлять электронные документы?
Отсутствие интернета не является препятствием для использования электронных накладных. Документы формируются и хранятся у оператора коммерческой системы, а в ГИС ЭПД поступают после восстановления связи. Если во время перебоев со связью QR-код не создаётся, перевозка не останавливается – водитель вправе предъявить документ на устройстве или распечатанную копию. Кроме того, с 2026 года водители могут предъявлять документы через приложение «Госуслуги Авто». Приложение работает даже без интернета: если документы загружены перед рейсом, QR-код откроется в любой точке, где нет связи.
Нужно ли оформлять электронную транспортную накладную, если мы перевозим груз по договору фрахтования?
Да, если перевозка осуществляется с привлечением наёмного перевозчика, транспортная накладная обязательна, и с 1 сентября 2026 года она оформляется только в электронном виде. Исключения составляют лишь редкие случаи, перечисленные в приказе Минтранса. Электронный заказ-наряд также входит в перечень обязательных электронных документов.
1 сентября 2026 года – это не просто дедлайн, а начало новой эры в российской логистике. Электронный документооборот в грузоперевозках становится не просто трендом, а обязательным требованием закона. Те, кто подготовится заранее, получат конкурентное преимущество: снижение издержек, ускорение процессов, прозрачность и защиту от штрафов. Те, кто отложит подготовку на последний момент, рискуют столкнуться с простоями, штрафами и проблемами с контрагентами.
Время есть, но его осталось немного. Начните подготовку сегодня – проверьте готовность своих систем, получите электронную подпись, подключитесь к оператору ЭДО и проведите тестовые обмены с контрагентами. И помните: переход на электронные документы – это не просто исполнение закона, это шаг к более эффективному и современному бизнесу.
Готовы к переменам? Мы – уже да!
ТЛК Комфорт – это современный перевозчик, который полностью соответствует всем новым требованиям законодательства. Мы своевременно зарегистрировались в системе «ГосЛог», работаем с электронными транспортными накладными через проверенных операторов ЭДО, иметь всю необходимую усиленную квалифицированную электронную подпись и отладили внутренние процессы так, чтобы ваши грузы доставлялись без малейших задержек. Для нас новый порядок – не проблема, а возможность работать ещё быстрее и прозрачнее. Выбирая нас, вы получаете не просто перевозку, а полную гарантию соблюдения всех норм, отсутствие штрафов и простоев, а также спокойствие за каждый этап логистики. Доверьте свои грузы профессионалам, которые уже готовы к 2026 году, – свяжитесь с нами прямо сейчас, и мы докажем, что с нами ваш бизнес в надёжных руках!